Teletrabajo: consejos para mantener la actividad

La crisis del coronavirus, entre otros muchos perjuicios, nos ha traído una forma de trabajar que no acababa de despegar y que ahora se nos impone a marchas forzadas: el teletrabajo.

No todo el mundo puede teletrabajar, ya que muchos sectores productivos requieren un trabajo presencial; pero el teletrabajo es una medida interesante para algunos perfiles o tareas que habitualmente se realizan en la oficina. En cualquier caso, trabajar en casa no es lo mismo que hacerlo en la oficina y puede suponer algunos retos para poder mantener la actividad. Pero en estos momentos de confinamiento es importante que quienes no deben salir de casa por fuerza mayor, se queden en el hogar. Y a la vez, que se mantenga la actividad laboral en la medida de lo posible. Por ello, vamos a enumerar una serie de puntos clave que se deben tener en cuenta para que el teletrabajo resulte una alternativa viable para seguir trabajando sin exponernos (ni exponer a otras personas) a los riesgos del coronavirus.

Espacio

En una oficina los espacios están pensados para la actividad laboral, cosa que no es habitual en una casa. Si se cuenta con un despacho o similar, no hay problema; si no, habrá que establecer un lugar dedicado al teletrabajo. Debe ser un lugar bien iluminado, cómodo, que permita tener todo lo necesario a mano y ordenado.

Rutina

Aunque existen diferencias evidentes, el teletrabajo no deja de ser una actividad laboral, por lo que requiere de la misma preparación que ir a la oficina, aunque no finalice con abrir la puerta para salir a la calle. Asearse, prepararse y vestirse como un día normal ayuda a ponerse en marcha.

Actitud

Trabajar desde casa no debería ser nada especial. Por tanto, se debe cumplir con el horario habitual de inicio y, en la medida de lo posible, fin. Al permanecer en casa de forma obligada, es posible que se necesite relajar esa formalidad de estar en la oficina con algún descanso más o momentos para hacerse cargo de otras cuestiones (preparar la comida, cuidar de los menores, etc.), pero conviene dedicar el mismo tiempo de trabajo al final del día.

Comunicación con el equipo

Es imposible mantener un nivel de contacto igual al que se tiene en la oficina, pero se debe intentar. Existen muchas herramientas disponibles para mantener la comunicación de distinta forma: email, teléfono, videoconferencia, mensajería, redes, etc. Mantener una comunicación fluida es una clave de éxito para proseguir la actividad habitual.

Información a clientes

Al igual que es necesario comunicarse con el equipo, hay que hacer lo propio con clientes y/o colaboradores. Es esencial que la empresa informe de forma oportuna sobre cualquier cambio excepcional en el servicio o la relación. De este modo, además de evitar la desconfianza y rebajar la posible incertidumbre, se podrá prevenir cualquier problema que pudiera surgir.

Seguridad

Al trabajar en remoto es posible que los estándares de seguridad que se dan en la oficina se vean algo rebajados, lo cual puede suponer un grave riesgo. Es fundamental establecer conexiones seguras con el sistema informático de la compañía (redes VPN) o emplear software de escritorio remoto. Además, a nivel usuario se debe extremar la precaución: establecer nuevas claves seguras en los dispositivos, actualizar las aplicaciones utilizadas, no hacer nada que no se haya hecho anteriormente, utilizar antivirus, no establecer conexiones desconocidas, etc.

Limpieza e higiene

La limpieza del área de trabajo es una tarea imprescindible que se realiza de forma habitual en la oficina, que además en estos momentos es especialmente relevante para la contención del coronavirus. Es importante dedicar un tiempo para cumplir con las normas básicas de seguridad en el área de trabajo en la limpieza del hogar: lavado de manos frecuente, eliminación periódica del polvo, desinfección en puntos calientes (teclado, ratón, teléfono…), ventilación adecuada, etc.

Conexión

Para teletrabajar es absolutamente necesario permanecer conectado. Si bien la conexión a internet puede sufrir algún descenso de velocidad por la alta actividad, es preciso mantener su calidad: tener una contraseña segura, no conectar muchos servicios / dispositivos al mismo tiempo, asegurarse de que se puede utilizar una VPN, emplear programas eficientes…

Herramientas para colaborar

La colaboración es siempre importante, pero cobra especial relevancia cuando el trabajo se hace en soledad. Además de mantener la comunicación con el equipo, existen muchas herramientas que facilitan el teletrabajo y mejoran la productividad personal como la plataforma Office 365 o Gsuite.

Dispositivos

Lo ideal es teletrabajar con los dispositivos de la empresa; pero esto no siempre es posible, sobre todo si esta situación es nueva para la compañía. De hacerlo con dispositivos personales, se deben extremar las medidas de seguridad mencionadas anteriormente y hacer copias de seguridad periódicas.

Conciliación

Conciliar la vida personal es más sencillo si hay cierta flexibilidad horaria; pero puede resultar complicado ya que el espacio familiar, laboral y de ocio es el mismo. Por ello hay que definir el horario, mantener una lista de cosas para hacer y establecer una serie de rutinas para el confinamiento.

Rutinas

Estando las 24 horas del día en casa, es preciso mantener una rutina que se asemeje a la habitual, pero adaptada. A lo largo del día hay tiempo para trabajar, para descansar, para comer y para el trabajo no laboral (comidas, limpieza, cuidado de otras personas, mascotas…).

Luz

Siempre necesaria para cualquier trabajo, cobra especial relevancia en esta situación anómala. Se debe priorizar la exposición a la luz natural siempre que sea posible (evitando reflejos en la pantalla del ordenador y manteniendo la seguridad). Si no es posible, habrá que contar con una luz artificial adecuada y establecer una rutina de descansos que permitan disfrutar del aire fresco y la iluminación exterior.

Descansos necesarios

Generalmente se toma como adecuado un descanso de 10 minutos cada 2 horas de trabajo. Durante ese descanso es importante abandonar el área de trabajo, no realizar tareas domésticas y desconectar (fuera pantallas y redes sociales).

Evitar distracciones

Cada cual conoce sus necesidades y es posible que un poco de música leve ayude a desarrollar la actividad, pero no es recomendable para todas las personas. Se debe evitar a toda costa la televisión durante las horas de trabajo, así como cualquier otro servicio que tenga pausas publicitarias (creadas para captar nuestra atención).

Cuestiones básicas a tener en cuenta siempre

La jornada es prácticamente igual con el teletrabajo. Por ello es importante que no sufra muchas alteraciones, más aún en la situación derivada del coronavirus. Por eso, es especialmente importante mantener una dieta sana y variada, hacer deporte y descansar bien. Del mismo modo, también ayuda mantener algún hobby como leer, escribir o ver alguna película. A mitad de la jornada se recomienda dar un pequeño paseo durante unos 20 o 30 minutos, para lo cual se puede aprovechar las excepciones al confinamiento como ir a por el pan o tirar la basura.

Mientras tanto, en el lugar habitual de trabajo, nosotros seguimos desarrollando nuestra actividad habitual con una limpieza específica de desinfección para que el regreso sea lo más seguro posible.