Bullet Journal: organización en pasado, presente y futuro

En la era digital, parece que todo debe girar en torno a un dispositivo o una pantalla; pero aún existen métodos de organización tan simples como para llevarlos con papel y boli. Bullet Journal es un buen ejemplo de ello: un sistema de productividad de extrema sencillez, pero que permite organizarse de una forma eficiente.

El sistema, desarrollado por Ryder Carroll, es muy flexible; por lo que es posible personalizarlo y adaptarlo a los gustos de cada persona. Sobre la idea de la organización mediante listas, Bullet Journal va un poco más allá de las tradicionales sucesiones de tareas que, frecuentemente, se organizan en una agenda. Pero al contrario que estos sistemas clásicos, este método de productividad no está ligado a un calendario, de modo que se pueden aprovechar los momentos con menor carga de trabajo, eludir contratiempos y maximizar el rendimiento de las jornadas sin eventos.

Qué es Bullet Journal

Se trata de un sistema de organización basado en el propio funcionamiento del cerebro; que aunque tiene unos procesos muy complejos, funciona de forma simple. En nuestra cabeza tenemos tareas que se han realizado y tareas pendientes; además de otras muchas fuentes de información como cosas que sirven de inspiración, cuestiones que necesitamos recordar, etc. Pues bien, el sistema de Ryder Carroll tiene esto en cuenta, permitiendo recordar lo que ha pasado, organizar el presente y planear el futuro mediante listas.

¿Y cómo lo hace? Muy sencillo: por medio de un cuaderno dedicado al sistema Bullet Journal, también conocido como “bujo”. Este cuaderno o libreta nos debe acompañar en todo momento para sacarle el máximo rendimiento.

Cómo funciona el Bullet Journal

Una vez nos hacemos con la libreta que debemos llevar siempre a mano, hay que decidir qué período representa. Generalmente, suele ser de un año o de seis meses, y dependiendo del período elegido, se crea un registro anual o semestral, mensual y diario donde anotar todo lo que se deba hacer en cada momento.

Para identificar cada tarea, el registro debe hacerse mediante bullet points con distintos símbolos. De este modo, las tareas urgentes vendrán precedidas de un símbolo común, los eventos de otro símbolo, las notas de otro, etc. Además de clasificar los quehaceres, este sistema de símbolos otorga al Bullet Journal de mayor dinamismo y agilidad.

Dado que las listas pueden resultar complejas si tienen mucha información, el sistema se sirve de un índice que se crea al principio del cuaderno. Este índice es la chuleta que nos ayuda a organizar todo.

Beneficios del Bullet Journal

El bujo es un sistema, ante todo, rápido y flexible, pero sencillo. Además, en un sistema de organización global que no solo tiene en cuenta el trabajo, sino que está abierto para todo tipo de tareas, recordatorios y notas para gestionar el día completo. Así, podemos tener controladas las reuniones de la semana, y a la vez, recordar que tenemos una película pendiente de ver o un artículo interesante que leer.

La libreta de Bullet Journal es un sistema vivo en el que podemos controlar distintos períodos de tiempo con la mirada puesta en el calendario, pero sin someterse de forma rígida a el si las tareas o eventos nos lo permiten. Así, no sólo es más fácil controlar todo lo que hay que hacer, sino que podemos pivotar en función de las condiciones de cada día posponiendo acciones, recordando cosas interesantes y tachando acciones; incluso si nos encontramos con un tiempo extra que de otro modo quedaría improductivo.

Cómo crear un Bullet Journal

En primer lugar, se debe escoger un cuaderno que sea cómodo de usar; tanto a la hora de transportarlo como a la hora de escribir en él. En su primera página, crearemos una leyenda en la que se identifique cada bullet, es decir, qué símbolo precede a qué tipo de anotación.

Las siguientes dos páginas contienen el índice del bujo, con lo cual, es importante tener las páginas numeradas. Esto hace que el sistema sea más ágil, dado que podemos ir a la página específica del mes o del día de forma directa tan solo consultando esta información en el índice. Estas primeras páginas han de renovarse continuamente, así que se debe actualizar el índice con la secciones y páginas correspondientes a medida que se crean para no perder efectividad.

A continuación anotaremos el registro anual o semestral, después el registro mensual y por último, el registro diario. El registro anual (o semestral) está reservado para observar a simple vista las cosas importantes en períodos de tres o seis meses representados por cuadrantes, pudiendo atender con antelación estas cuestiones que sabemos que nos van a ocupar tiempo.

El registro mensual también sirve para controlar, a simple vista, las acciones de cada mes. En la página izquierda del cuaderno se deben poner los días del mes para destacar los eventos que están programados; y en la página derecha, anotaremos la lista de tareas a realizar en ese mes.

El registro diario de tareas tiene por título la fecha del día en cuestión y aquí se anotan todas las acciones con su correspondiente símbolo. Por ejemplo, un asterisco para las tareas importantes, un punto para los eventos, una flecha para las llamadas, etc. Y al final de cada jornada, en un par de minutos, se pueden revisar las tareas planteadas para tachar las realizadas, posponer las que no hemos podido acometer y organizar el día siguiente.

Así de sencillo. Bullet Journal lleva las listas a un nivel superior de organización y control, permitiendo gestionar el año, los meses y los días de una forma ágil y creativa, donde nada se quede en el tintero. ¡Pruébalo!