Cómo puede un Administrador de Fincas fidelizar a sus clientes

El trabajo de un Administrador de Fincas es muy particular y gestionar una Comunidad de Vecinos es una tarea bastante compleja. Hay que coordinar muchos proveedores, diferentes servicios de distinto tipo, resolver imprevistos, garantizar la buena gestión comunitaria… Y a todo esto hay que sumarle que, habitualmente, los Administradores de Fincas realizan su labor en varias comunidades.

Pero como en cualquier otro sector con alta competencia, aparte del trabajo habitual, hay que ir un poco más allá para mantener la confianza de las Comunidades de Propietarios y la satisfacción de los inquilinos: es necesario diferenciarse de la competencia y fidelizar a los clientes. A continuación te damos unas cuantas ideas para lograrlo:

Proveedores de confianza

Cuando se administran diferentes Comunidades, que tienen múltiples necesidades, es fácil perderse en la gestión diaria y, sobre todo, es muy estresante gestionar incidencias. Por ello, es aconsejable contar con una serie de proveedores de confianza (seguros, limpieza de la Comunidad, mantenimiento…) con los que poder contar para todos los clientes, obteniendo un buen número de ventajas:

• Gestión administrativa más sencilla.
• Contacto directo con las personas clave para cada gestión.
• Mayor poder de negociación, especialmente ante incidencias.
• Unificación de criterios de calidad para distintos clientes.
• Conocimiento de la forma de trabajar, procedimientos, etc. del proveedor.
• Mayor confianza y mejor comunicación de forma bidireccional.
• Agilización de trámites habituales.

Ofrecer siempre lo mejor

Cualquier cliente es capaz de valorar la confianza, el trabajo bien hecho y la disposición a ayudar. Ofrece estos valores siempre en tu trabajo, y búscalo también en tus proveedores. El precio es siempre un factor a considerar, pero es importante dedicar el tiempo necesario y el esfuerzo en encontrar aquellos proveedores que van a ofrecerte un mejor trabajo, aquellos que te van a solucionar problemas inesperados y quiénes están capacitados para hacer un esfuerzo adicional si es necesario.

Al comparar propuestas y presupuestos, analiza bien su contenido para asegurarte de que las propuestas son equiparables, así podrás tomar la mejor decisión desde el punto de vista de las necesidades a cubrir. Porque no es lo mismo un protocolo de limpieza al uso que uno de Limpieza ECO Friendly.

Gestión escrupulosa del dinero

Los vecinos necesitan a alguien que gestione debidamente los fondos y presupuestos; y a la vez, generalmente no disponen del tiempo, la capacidad o la disposición para fiscalizar esa labor. Por ello, un Administrador de Fincas que quiera fidelizar a sus clientes debe ser capaz de analizar los contratos de servicio, presentar comparativas completas, comunicar de forma eficaz, actualizar contratos, trasladar los motivos para realizar cambios… Todo lo necesario para que los vecinos vean resultados en forma de ahorro de costes y mejoras en servicios o instalaciones.

Asesoramiento técnico

En ocasiones, el Administrador de Fincas se enfrenta a cuestiones de cierta complejidad en situaciones que no son habituales para la mayoría de las personas. Aquí se puede hacer una presentación y orientar la decisión de la Junta de Propietarios; u ofrecer asesoramiento, explicar términos complejos de forma sencilla, evaluar alternativas, realizar un seguimiento de la situación y poner el conocimiento experto al servicio de la Comunidad. La segunda opción, claro está, es la ganadora en la carrera de la fidelización.

Disponibilidad

Especialmente en casos de incidencias o siniestros, es importante dar respuesta y soluciones tan pronto como sea posible. Esto puede no ser factible en según qué casos y momentos dados, pero siempre se puede dar una información transparente a la Comunidad de Propietarios, recoger los datos necesarios para realizar informes, hacer un seguimiento de la situación con todo lo necesario (fechas, contactos, afecciones, etc.) y cumplir los trámites requeridos en cada momento.

Gestión de la información

Un cliente puede no llegar a saber cómo gestionas la información, y puede incluso que ni siquiera le importe (más allá de la necesaria protección de datos). Pero hacerlo adecuadamente es clave para ofrecer el mejor servicio en el menor tiempo posible. La digitalización, en este aspecto, es una gran aliada para gestionar clientes, gestionar procesos, guardar contactos, realizar comunicaciones seguras, gestionar el calendario, controlar la facturación, etc.