Guía para volver a la oficina

Estamos en un momento en el que no sabemos muy bien si debemos permanecer en casa y apostar por el teletrabajo, o es hora de volver a la oficina. Y si lo hemos hecho ya, nos preguntamos si podemos permanecer en ella con total confianza o si es el momento de dar un paso atrás y volver al trabajo en remoto. La respuesta no es sencilla, pero esperamos poder aportar un poco de luz con esta guía que hemos elaborado.

La Covid-19 ha supuesto muchas incertidumbres y nuevos retos, pero, ¿no son ambas cuestiones una gran oportunidad para reforzar la empresa y trabajar mejor como equipo? Para hacerlo, esta guía tiene en consideración algo por encima de todas las cosas: la seguridad de todas las personas.

Si tu empresa está ya sumida en una cierta normalidad a pesar de las restricciones y las noticas sobre la pandemia, esta guía puede ayudarte a reforzar los protocolos contra los contagios y mantener la actividad. Mientras que, si tus empleados (o parte de ellos) siguen trabajando desde sus casas; esta guía te ayudará a establecer un protocolo para volver a la oficina con todas las garantías.

La preparación antes de volver a la oficina

Antes de nada, es preciso aclarar que, si el trabajo y la productividad no se han resentido durante el período de actividad en remoto, es importante ofrecer la posibilidad de seguir teletrabajando a aquellas personas a las que les interese. Esto es muy difícil si ha sido necesario cerrar la empresa, pero aún así, es algo a tener en cuenta porque volver a la oficina podría no ser una obligación.

El teletrabajo puede ser una buena opción

Esta modalidad no encaja en muchas personas, mientras que para muchas otras, es la forma de trabajo ideal. Esta visión depende de diversas cuestiones que tiene que ver con las propias tareas, el tipo de trabajo, la personalidad de cada cual y las condiciones sociofamiliares. Por este motivo, ni trabajar en la oficina debe ser una obligación ni debemos presionar para adoptar el teletrabajo. En todo caso, hay que promover la igualdad de trato y oportunidades para las personas que elijan cada modelo.

El teletrabajo ha sido la única opción viable para mantener la actividad meses atrás, pero eso no significa que se haya hecho correctamente o que la empresa esté preparada para trabajar en remoto (realmente, ha salido razonablemente bien gracias al esfuerzo individual y colectivo). Así que antes de tomar una decisión, hay que tener en cuenta que si un único trabajador necesita seguir en remoto, la organización al completo debe estar preparada para trabajar en remoto:

• Si la cultura empresarial no es positiva, el teletrabajo no va a cambiar eso. Revísala.
• La empresa son relaciones, así que es necesario reforzarlas aunque no se comparta un mismo espacio.
• Algunas tareas y reuniones se pueden hacer online, pero hay que reflexionar sobre la idoneidad de este formato para ciertas convocatorias.
• La oficina es un espacio perfecto para según qué trabajos que impliquen colaboración o conversación. Quizá sea lógico acudir para realizarlos, dejando para casa otros más individuales (llamadas, reuniones técnicas, redacción de contenidos…) con un modelo híbrido o semipresencial.
• Para trabajar en remoto es indispensable contar con procesos, dispositivos y herramientas que posibiliten este escenario para todas y cada una de las personas que trabajan en la oficina.
• También es indispensable facilitar los cauces necesarios para que la información y la comunicación fluyan en remoto de la forma más cercana posible a cómo se conversa y distribuye información en la oficina.
• Es especialmente relevante invertir en ciertas herramientas de calidad para la colaboración (como software de planificación), la comunicación (por ejemplo para realizar videollamadas) y dispositivos que tendrán un uso intensivo (móviles, cámaras, etc.).
• La disposición de la oficina ha de repensarse, eliminando los puestos fijos y con todas las utilidades para que el trabajador remoto acuda con lo mínimo y pueda, aún así, trabajar.
• Es importante contar con una buena conexión a internet, tanto en casa como en la oficina.
• Si el teletrabajo va a ser la modalidad dominante, la oficina deberá contener las instalaciones y herramientas que no pueden replicarse en casa (por ejemplo, un estudio de grabación o una sala de conferencias).

Las condiciones para volver a la oficina

La primera y principal condición para que cualquier persona vuelva a la oficina es encontrarse bien de salud. Por ello, es importante comunicar y procedimentar el modo en el que los trabajadores acuden al puesto de trabajo habitual. Es posible que sea necesario, una vez más, facilitar las condiciones para trabajar desde casa; así como establecer controles para que no se acuda a la oficina con síntomas en las últimas dos semanas aproximadamente o alguna otra enfermedad.

Del mismo modo, también se debe procedimentar y distribuir las normas de seguridad, así como comunicar cualquier información relevante sobre las mismas. Toda persona que trabaje en las oficinas debe conocer y comprender el procedimiento para minimizar la transmisión de Covid-19. Asimismo, los clientes o visitantes deben ser convenientemente informados de las normas de seguridad a seguir durante su estancia en la oficina.

Por último, pero no menos importante, se debe tener en cuenta la forma en la que se traslada el personal a la oficina. Como todos los consejos de esta guía, dependerá de las condiciones y la localización de la oficina en cuestión, pero como  consejo general, se puede facilitar acudir al puesto de trabajo en coche, a pie o en bicicleta. El transporte público es seguro, pero se recomienda flexibilizar horarios para que se pueda utilizar fuera de horas punta y, por supuesto, seguir todas las normas de seguridad (especialmente, la limpieza de manos y el uso de mascarilla).

Volver a la oficina con todas las garantías

Puesto que cada caso es único, el mejor consejo que podemos aportar desde Rivera es contratar una consultoría de reincorporación a la oficina, un servicio especialmente pensado y creado para una vuelta segura al trabajo habitual en cada caso concreto.

Algunas medidas que se deben considerar implementar son:

• Toma de temperatura y firma de declaración responsable sobre la salud propia.
• Separación de los puestos de trabajo.
• Protocolo de ventilación.
• Limitación de aforo en los distintos espacios, desde ascensores hasta salas de reuniones.
• Marcas en el suelo para facilitar el distanciamiento en áreas comunes, pasillos, etc.
• Localización y provisión de geles hidroalcohólicos.
• Protocolo de limpieza personalizada que incorpore trabajos de desinfección.
• Obligatoriedad de ciertas medidas individuales (por ejemplo, el uso de la mascarilla).
• Pantallas de protección en recepciones y/o puestos de trabajo.
• Incorporación escalonada y flexibilidad horaria.
• Paneles informativos y señalización.
• Instalación de film antimicrobiano en superficies de alto contacto.
• Protocolo de entrada y salida diferenciada, así como direcciones de desplazamiento separadas en la oficina.
• Señalización de lugares disponibles para ser utilizados que permita mantener la distancia y el aforo.
• Protocolo de actuación para visitas.
• Desescalada faseada en distintos niveles de reincorporación hasta la normalidad.
• Asignación de responsabilidades para elaborar protocolos y revisarlos.
• Sistema de vigilancia para el cumplimiento de la legislación y las normativas locales.

La salud es lo primero

Siempre lo ha sido, pero en el contexto actual, se ha resaltado la importancia del cuidado de la salud. Por ello, es especialmente importante primar la salud en estos momentos. Primero, porque es indispensable para contener el virus; y segundo, porque es necesario aportar seguridad a las personas.

Para ello, hay que actuar sobre tres pilares:

1. Fomento del bienestar en el puesto de trabajo y la motivación del equipo.
2. Revisión y refuerzo de los planes de contingencia y la prevención de riesgos laborales.
3. Protocolos de limpieza, material de seguridad, limpieza de desinfección y ventilación.

Tanto si has retomado el trabajo en tu oficina, consideras que es el momento de hacerlo con garantías o aún crees que no puedes acometer la reincorporación, podemos ayudarte. Consúltanos sin compromiso.